Jakie regulaminy i inne regulacje wewnątrzzakładowe powinien opracować pracodawca w 2023 r. zakresie pracy zdalnej i kontroli trzeźwości pracowników? Wzory pism

1. Nowe zasady pracy zdalnej:
a) telepraca, a praca zdalna regulowana w ramach specustawy covidowej, – różnice i podobieństwa pracy zdalnej wg zmian do Kodeksu pracy, a telepracy i pracy zdalnej (COVID -19),
b) do kiedy obowiązuje telepraca, praca zdalna covidowa, w związku z wejściem w życie nowych regulacji w Kodeksie pracy?
c) praca hybrydowa, home office – co to znaczy?
d) od kiedy zaczynają obowiązywać kodeksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej?
e) nowa definicja pracy zdalnej, czy pracownik może pracować zdalnie z zagranicy?
f) modele pracy zdalnej,
g) w jakiej formie następuje objęcie pracownika pracą zdalną?
h) warunki dopuszczenie wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy – wzór polecenia pracy zdalnej
i) w jaki sposób określić zasady wykonywania pracy zdalnej?
2. Wzory dokumentów:
• wniosek pracownika o pracę zdalną,
• odmowa pracodawcy pracy zdalnej,
• informacja pracodawcy o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej,
• porozumienie dotyczące pracy zdalnej,
• informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej,
• ocena ryzyka zawodowego – karta ryzyka zawodowego,
• procedury w zakresie bhp w związku z pracą zdalną,
• wzór oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych przy pracy zdalnej; a także oświadczenia dotyczącego bhp na domowych stanowiskach pracy,
• wzór oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego,
• wzór oświadczenia o miejscu (adresie) wykonywania pracy zdalnej,
• wzór oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych w związku z pracą zdalną.
3. Możliwość wiążącego wnioskowania każdej ze stron o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy – wzór wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy
4. Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę w niektórych przypadkach odmowy pracownika lub zaprzestania wykonywania pracy zdalnej
5. Określenie obowiązków pracodawcy w przypadku pracy zdalnej – WZÓR REGULAMINU PRACY ZDALNEJ, jakie elementy są obligatoryjne w tym regulaminie? – w jaki sposób – według przepisów projektu powinna zostać uregulowana praca zdana w przepisach zakładowych? Jak należy określać w regulaminie grupy pracowników, którzy będą mogli zostać objęci pracą zdalną? Czy w regulaminie (porozumieniu) należy określić wymiar pracy zdalnej? Czy regulamin (porozumienie) należy wprowadzić również w przypadku pracyhybrydowej?
6. Koszty pracy zdalnej określenie możliwości i przesłanek ustalania wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z kosztami ponoszonymi przez pracownika przy pracy zdalnej, czy pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić materiały i narzędzia niezbędne do pracy podczas okazjonalnej pracy zdalnej? czy po wejściu nowych przepisów w życie pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić pracownikowi koszty wykonywania pracy zdalnej?

a) czym się różni ekwiwalent od ryczałtu?

b) jak najlepiej rozliczać koszty pracy zdalnej (zwrot kosztów, ekwiwalent czy ryczałt)?

c) jak należy ustalić wysokość ryczałtu?

d) jak należy ustalić wysokość ekwiwalentu?

e) czy pracownik będzie mógł zażądać dopłaty do ryczałtu (ekwiwalentu), jeżeli jego koszty pracy zdalnej będą wyższe niż kwota ryczałtu (ekwiwalentu)?
f) czy kwota ryczałtu (ekwiwalentu) powinna być określona w regulaminie pracy zdalnej (porozumieniu)?

g) czy pracodawca będzie zobowiązany okresowo weryfikować wysokość ryczałtu (ekwiwalentu)?
• obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy
• wypłata kosztów indywidualnie poniesionych na pracę zdalną
h) możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy
• jakie materiały i narzędzia pracy należy zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną?
1. wyłączenie z opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, pokrywanych przez pracodawcę,
i) określanie zasad ochrony danych przez pracodawcę, podobnie jak przy telepracy przeprowadzenia – w miarę potrzeb – instruktażu i szkolenia, wzór ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej
j) możliwość kontroli pracownika w miejscu świadczenia pracy zdalnej
7. Ograniczenie niektórych obowiązków pracodawcy z zakresu bezpieczeństwo i higiena pracy, Czy pracownik wykonujący pracę zdalną będzie objęty szkoleniami okresowymi bhp? Z jakich obowiązków w zakresie bhp pracodawca jest zwolniony w momencie rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej? Czy przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien osobiście zweryfikować miejsce, gdzie będzie wykonywana praca pod kątem spełnienia wymagań w zakresie bhp? Jakie działania powinien podjąć pracodawca w przypadku stwierdzenia, że miejsce, w którym jest wykonywana praca zdalna, nie spełnia wymagań w zakresie bhp?
a) wyłączenie niektórych prac z możliwości organizowania ich w formie zdalnej,
b) skutki zgłoszenia wypadku podczas pracy zdalnej dla dokonania oględzin miejsca wypadku,
c) decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej w momencie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia
d) uzgodnienia z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika,
e) wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej,
f) miejsce wykonywania pracy zdalnej,
g) praca zdalna okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe,
8. Konieczność uwzględnienia wniosku o pracę zdalną złożonego m.in. przez:
a. pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
b. pracownicę w ciąży,
c. pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
d. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności
e. w jakich przypadkach pracodawca będzie mógł zlecić pracę zdalną wbrew woli pracownika, a kiedy będzie potrzebował jego zgody?
f. w jakich przypadkach pracodawca będzie zobligowany do wprowadzenia pracy zdalnej na wniosek pracownika?
g. na jakich zasadach pracownik lub pracodawca będą mogli zrezygnować ze świadczenia pracy w formie zdalnej?
h. jakie obowiązki będą ciążyły na pracodawcy względem pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej?
i. na jakich zasadach pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracownika w miejscu świadczenia pracy?
9. W jakich przypadkach praca zdalna będzie mogła przybrać postać okazjonalną? Wzór wniosku o okazjonalną pracę zdalną? Czy pracodawca będzie mógł odmówić okazjonalnej pracy zdalnej? Czy na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek pokrycia kosztów pracowników zdalnych okazjonalnych, tj. wypłacenia im ekwiwalentu lub wypłacenia ryczałtu?
10. Czy pracodawca będzie mógł dobrowolnie wypłacać ryczałt lub zwracać koszty związane z okazjonalną pracą zdalną pracownikom? Czy dobrowolna wypłata ryczałtu może być zwolniona ze składek na ubezpieczenie społeczne i podatków?
a) jakie różnice w zakresie bhp będą występować między stałą pracą zdalną aokazjonalną pracą zdalną?
b) jakie elementy dokumentacji pracowniczej są charakterystyczne dla pracy zdalnej?
c) jakim system czasu pracy najlepiej objąć pracowników świadczących pracę zdalnie?
d) w jakich przypadkach nie trzeba odnotowywać liczby przepracowanych godzin oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika świadczącego pracę zdalnie?
e) czy na czas niezdolności do pracy pracodawca może powierzyć pracownikowi pracę zdalną?
f) jak skutecznie rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem świadczącym pracę poza zakładem pracy?

11. Kontrola trzeźwości pracowników:
a) wobec kogo pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości po wejściu nowych przepisów?
b) kiedy i w jakim celu pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę trzeźwości?
c) jakie formy badania trzeźwości przewidują nowe przepisy?
d) czym różni się badanie prewencyjne od badania w przypadku uzasadnionego podejrzenia?
e) czy pracodawca jest zobligowany wprowadzić badanie trzeźwości (na obecność środków podobnych do alkoholu) w zakładzie pracy?
f) czy pracodawca będzie mógł badać trzeźwość pracowników, jeżeli nie wprowadzido regulaminu pracy takiej możliwości?
g) w jakich dokumentach powinny być określone zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości?
h) jakie informacje będzie mógł przetwarzać pracodawca w związku z wykonaniem badania trzeźwości?
i) czy pracodawca będzie musiał poinformować pracowników z wyprzedzeniem o wprowadzeniu kontroli trzeźwości?
j) jakie urządzenia może wykorzystać pracodawca, kontrolując trzeźwość pracowników?
12. Wprowadzenie do Kodeksu pracy instrumentów kontroli przez pracodawców obowiązku trzeźwości lub obecności w organizmie pracowników innych środków odurzających.
a. kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu
b. warunek niezbędności do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia
c. zasady wprowadzania pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. Współpraca ze związkiem zawodowym
d. kiedy pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości?
e. jak należy postąpić w przypadku nietrzeźwego pracownika?w jaki sposób kontrolować pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu?
f. Wzory pism:
• procedury kontroli trzeźwości,
• wprowadzenie do regulaminu pracy zasady „zero tolerancji dla alkoholu”,
• informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
• upoważnienie dla osób przeprowadzających badanie trzeźwości do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia (zobowiązanie do zachowania poufności)